1/ Công tác chuẩn bị

Các bạn cần chuẩn bị các file văn bản:

1.1. Bản thảo chính (Manuscript): Thông thường các tạp chí đều có phần hướng dẫn cho tác giả (Guide for Authors), cần phải đọc thật kỹ và nhìn chung như sau:

- Định dạng bài báo (Format): Bắt buộc phải đảm bảo theo yêu cầu của từng tạp chí về cỡ chữ, dãn dòng, cách trình bày các tiêu đề (title), tên và địa chỉ của các tác giả, ... (thông thường có mẫu, chỉ cần tải mẫu (template) bằng file word về, bắt chước định dạng theo là được).

- Phần tóm tắt (Abstract), từ khóa (Keywords): số từ trong phần tóm tắt, từ khóa không được vượt quá giới hạn (thường khoảng 200-250 từ cho phần tóm tắt, 05 từ khóa). Phần mềm của các tạp chí thường có chức năng đếm được số từ.

- Tài liệu tham khảo (Reference): Lưu ý cách trích dẫn và trình bày tài liệu tham khảo hiện nay nhiều tạp chí thường yêu cầu trích dẫn theo quy định của APA (American Psychological Association), không đánh số trích dẫn như trước đây (các bạn có thể xem thêm khi gõ cụm từ khóa “trích dẫn theo quy định của APA” vào tìm kiếm của Google hay xem trực tiếp phần Guide for Authors của từng Tạp chí). Cách này rất hay, vì khi cần chèn thêm tài liệu tham khảo sẽ không cần điều chỉnh số thứ tự trích dẫn cho toàn bài.

- Hình và bảng (Figure, Table): Thông thường, hình vẽ và bảng dữ liệu nằm trong format chung của bản thảo khi soạn thảo. Tuy nhiên, có một số tạp chí yêu cầu phần hình vẽ và bảng đưa vào các file riêng hoặc đưa vào cuối của bài viết. Tiêu đề (Caption) của bảng đặt trên bảng, của hình vẽ thì đặt phía dưới hình.

1.2. Thư gửi Ban biên tập (Cover letter): Nội dung chính bao gồm tiêu đề (ngày, tháng, năm gửi Ban biên tập); Nội dung thư: mô tả nội dung nghiên cứu chính, thông thường được tóm lược từ phần Tóm tắt và phần Giới thiệu (Introduction). Khẳng định về tính bản quyền, đạo đức trong nghiên cứu và cuối cùng là họ tên, địa chỉ của tác giả (tóm lại hình thức như một bức thư, nhưng thư về khoa học). Phạm vi chỉ khoảng 300 từ. Ví dụ mẫu:

(Trích)

                                                                                                                                              July 15, 2021

Dear Editors,

I am writing to submit the following manuscript entitled “.......” for publication in the journal as an original article.

Morse potential is an anharmonic potential suitable for describing the atomic interaction and vibration in the crystals…….

The purpose of this work is to develop a method ……...

After reading the aims and scope of the journal, I believe that this paper is suitable for consideration to publish in this journal.

This manuscript has been neither copyrighted, classified, published, nor considered for publication elsewhere. I also have no conflicts of interest to disclose.

If you need any additional materials or information, I am happy to supply it as soon as possible.

Thank you very much for your consideration. I am looking forward to hearing from you soon.

Best regards,

Name one of Authors

Tantrao University, Vietnam

Email:………………

(Hết trích)

1.3. Những điểm nổi bật (Highlight)

Highlight là một file văn bản cần thiết cho bản thảo (tuy nhiên có tạp chí cũng không cần có file này). Nội dung file bao gồm, Tiêu đề bản thảo, nội dung gồm 4-5 mục nhỏ (items) về những điểm cốt yếu nhất của bản thảo, mô tả những nội dung hay kết quả quan trọng mà bản thảo đã đạt được. Mỗi item chỉ được tối đa 85 ký tự kể cả khoảng “trắng”. Ví dụ mẫu:

(Trích)

                                            Highlights of the manuscript entitled  

"Application of the theoretical Morse potential parameters to the calculation of thermodynamic parameters and the correlated displacement function"

                       - Morse potential parameters for DIA, FCC crystals has calculated.

                       - Anharmonic interatomic effective potential has calculated.

                       - Elastic constants for DIA, FCC structure crystals have considered.

                       - Calculations have carried out for structure crystals. Results agree with the experiment.

(Hết trích)

1.4. Thỏa thuận chuyển giao bản quyền (Copyright Transfer Agreement): Có tạp chí chỉ cần xác định tuyên bố trong bản thảo chính, nhưng có những tạp chí yêu cầu lập thành file riêng. Ví dụ mẫu:

(Trích)

Copyright Transfer Agreement

The article entitled: “....” with (name one of authors) as author is herewith submitted for publication in ........ (name of journal). I confirm that this article has not been published and is not being considered for publication elsewhere. The contribution is my original work, all of which has been carried out by those named as authors, and I will take public responsibility for its content.

I hereby transfer all copyright associated with the above article to … Journal. I also confirm that the article contains no material which infringes the copyright or other personal or proprietary rights of any person or entity.

I, on behalf of all authors, hereby submit my article for consideration by the Editorial Board of … Journal for reviewing, editing and publishing.

Author’s name: ……

Affiliation: TanTrao University, Tuyen Quang, Viet Nam

Signature:                           

Date: ……

(Hết trích)

1.5. Các tuyên bố khác

Thông thường các tạp chí có thêm các Tuyên bố (Declaration) như: Tính sẵn có của tài liệu, dữ liệu (Availability of data and material); Các lợi ích cạnh tranh (Competing Interests hoặc Conflicts of Interest); Kinh phí tài trợ (Funding); Đóng góp của từng tác giả (Authors' Contributions hoặc Contribution of Authors); Lời cảm ơn (Acknowledgement). Tùy theo từng trường hợp mà chúng ta trả lời cho phù hợp, nêu không có thì có thể ghi “Không áp dụng” (Not applicable). Phần Tuyên bố thường được đưa vào sau phần Kết luận (Conclusion) và trước phần Tài liệu tham khảo. Ví dụ:

(Trích)

Declarations

Availability of data and material: All data generated or analyzed during this study are included in this published article.

Competing interests: The authors declare that they have no competing interests.

Funding: No funding was obtained for this study.

Authors' contributions: DBN (corresponding author) analyzed the structural data, conceptualized and wrote the manuscript. HPT collected experimental data, read, analyzed and edited errors in the manuscript. All authors have read and approved the manuscript.

Acknowledgement

The one authors (Name of corresponding author) thanks the Tantrao University, Tuyen Quang, Viet Nam for support.

(Hết trích)

Tất nhiên tùy theo từng tạp chí mà người ta đòi hỏi tất cả các tuyên bố trên hay chỉ từng phần trong các bước gửi cụ thể. Quan trọng là cần phải chuẩn bị sẵn tất cả các file văn bản cần thiết, để khi gửi chúng ta sẽ thực sự chủ động với các thông tin đã được chuẩn bị.

2/ Gửi bài

Thông thường, các Tạp chí hay Nhà xuất bản quốc tế đều có các phần mềm gửi bài online hết sức thân thiện, dễ hiểu và dễ thực hiện. Điều này, các Nhà xuất bản hay Tạp chí khoa học trong nước còn cần phải cải thiện và học tập rất nhiều, bởi vì qua kinh nghiệm của tác giả, ở Việt Nam, nếu tạp chí có đủ các bước thì rất phức tạp và rắc rối hoặc nếu không đủ các bước thì lại rất đơn giản, thô (thậm chí gửi file bản thảo là xong – các tạp chí ở top thấp). Chính vì vậy, quá trình gửi, xử lý và theo dõi bài đối với các tạp chí quốc tế, nhất là các tạp chí có uy tín thuộc danh mục ISI, Scopus là rất thuận tiện.

Các bước như sau:

(1) Từ mục tiêu nghiên cứu của bản thảo, bạn chọn tạp chí phù hợp.

(2) Bất cứ một Tạp chí hay Nhà xuất bản nào, khi vào Trang chủ, chúng ta cũng cần phải đăng ký (Register), khai báo đầy đủ thông tin theo yêu cầu, sau đó đăng nhập vào tạp chí (Login). Việc khai thông tin đăng nhập có thể dùng cách thông thường, nhưng cũng có thể dùng mã định danh ORCID (Open Researcher and Contributor Identification) là mã số duy nhất độc quyền đối với một nhà nghiên cứu trên thế giới nếu đã đăng ký mã số này.

(3) Sau khi đăng nhập, trước tiên cần đọc phần hướng dẫn tác giả (Guide for Authors). Xem kỹ các nội dung về định dạng bài, cách viết tài liệu tham khảo, …, chỉnh sửa bản thảo đã chuẩn bị theo hướng dẫn. Đọc để biết được những Chính sách (Policies) của tạp chí.

(4) Chọn vai trò tác giả (Author); Tìm lệnh gửi bài Submit your article hoặc Submit a Manuscript hoặc Submit an Article, tùy theo từng tạp chí, có thể trước hoặc sau lựa chọn Author.

(5) Chọn Start New Submition hoặc Begin Submition; Chọn kiểu bài báo (Select Article Type), nhấn Proceed hoặc Continue để lưu và chuyển sang các bước gửi tiếp theo…

Thực hiện tuần tự gửi bài và các file theo hướng dẫn và yêu cầu từng bước của phần mềm nộp bài online. Thông thường bao gồm các bước: Tải các file của manuscript, cover letter, highlight, tables, figures; Chọn lĩnh vực nghiên cứu; Khai báo thông tin về các tác giả; Giới thiệu các phản biện (và loại bỏ những phản biện-nếu biết); Điền vào các trường Title, Abstract, Keywords, Funding; Đợi phần mềm tạo bản PDF (do phần mềm online tự tạo sau khi nhấn nút Save and Building PDF); Chọn Action Link, mở View Submission (để xem nếu cần sửa thì quay trở lại các bước đã đi qua)-bước này là bắt buộc của phần mềm; Nếu đầy đủ, từ Action Link chọn Approve Submission; Nhấn OK là xong.

3/ Một số lưu ý

(1) Đối với nhiều tạp chí, tên (first name), tên đệm (middle name), họ (last name) khi khai thông tin cá nhân online phải trùng với tên tác giả trong Bài viết. Nếu không, tạp chí sẽ yêu cầu sửa lại, như vậy phải lặp lại quy trình gửi. Ví dụ, thông thường sau khi khai, tên tác giả trong phần mềm online sẽ là Duc Ba Nguyen, nếu trong bài ghi là Nguyen Ba Duc-Tạp chí sẽ yêu cầu sửa lại.

(2) Bản thảo khi gửi nên dùng file Word (hoặc LaTeX), các file khác có thể dùng PDF. Bởi vì với file Word, phần mềm của các tạp chí tự lọc từ tên bài, từ khóa, tóm tắt,… để điền vào các trường tương ứng (Title, Keywords, Abstract,...) của các nội dung này trong phần mềm. Nếu dùng file PDF, các bạn phải tự coppy để đưa vào các trường này. Cuối cùng, phần mềm sẽ tự động format thành file PDF để các bạn xem lại vào bước cuối cùng (View submission), đây là bước bắt buộc phải mở xem trước khi nhấn nút xác nhận gửi cuối cùng (Approve submission) trong Action Link.

(3) Có tạp chí không phải nộp lệ phí xuất bản (Publication Charge) sau khi được chấp nhận (Accepted), nhưng có tạp chí phải nộp lệ phí mới được xuất bản sau khi được chấp nhận. Mức lệ phí tùy theo từng Nhà xuất bản hoặc tạp chí, có tạp chí giảm giá cho tác giả ở các nước đang phát triển như Việt Nam, thường khoảng 30%-50%.

Cũng lưu ý thêm rằng, không phải tạp chí nào thu lệ phí xuất bản cũng là tạp chí không có giá trị hay thứ hạng thấp, các tạp chí bao giờ cũng có khuyến nghị công khai về mức lệ phí trước khi bạn nhấn Proceed gửi cuối cùng (hoặc trong Policies của tạp chí) và chỉ yêu cầu nộp tiền khi bài báo đã được chấp nhận và bạn muốn được xuất bản. Các tạp chí không bắt buộc bạn phải nộp lệ phí mới được xem xét. Nhiều tạp chí có lệ phí xuất bản rất cao nhưng để được xuất bản tại các tạp chí đó không phải dễ dàng. Ví dụ, với tạp chí Scientific Report, lệ phí đăng bài là 1.200Euro (tương đương khoảng 32 triệu đồng VN theo thời giá hiện tại), tác giả viết bài này đã chấp nhận chi trả khi gửi bài, bởi vì đây là tạp chí xếp hạng Q1, điểm chỉ số ảnh hưởng IF (Impact Factor) và chỉ số trích dẫn (H-index) rất cao (IF:3.99; H-index: 213). Tuy nhiên sau khi phản biện, một phản biện chấp nhận, một phản biện không chấp nhận. Tạp chí vẫn từ chối (Reject) xuất bản.

Tuy nhiên, có loại tạp chí đưa ra cả hai sự lựa chọn: có nộp lệ phí (Open Access hoặc Gold Open Access) hay không phải nộp lệ phí (Annual) xuất bản. Phần này, thông thường các tạp chí đưa vào phần cuối trước khi xác nhận gửi (hoặc trong Policies của tạp chí) và thường trong phần khai về bản quyền. Vì vậy, các bạn nên đọc kỹ để không đánh dấu vào mục Chấp nhận trả tiền (nếu không muốn mất lệ phí). Thường thì phần bản quyền của tạp chí đưa ra nhiều mục nhỏ (a, b, c, d) nội dung trong mỗi Mục lại nhiều nội dung, vì thế khi đọc (đương nhiên là tiếng Anh), cần ghi nhớ nội dung về Open Access hay Gold Open Access nằm ở mục nào, a, b, c hay d để khi lựa chọn, dòng nào chứa thông tin về Open Access thì không chọn (không đánh dấu). Việc chọn nộp lệ phí hay không nộp lệ phí hoàn toàn không ảnh hưởng gì đến việc bài của bạn được chấp nhận hay không.

Vậy thế nào là tạp chí Open Access? Đây là tạp chí xuất bản thu tiền của các nhà nghiên cứu, nếu lựa chọn chi trả lệ phí, đồng nghĩa với việc các nhà nghiên cứu mong muốn quảng bá rộng rãi nội dung nghiên cứu của mình cho tất cả những người quan tâm. Khi vào đọc nó, người đọc sẽ không phải trả phí và được tải về (Download) thoải mái. Còn đối với các tạp chí Annual, người gửi bài giữ bản quyền qua Nhà xuất bản, nội dung trong thông báo của Nhà xuất bản chỉ là tên bài, tóm tắt, các tài liệu tham khảo, có thể có thêm một số hình vẽ. Ai muốn đọc nội dung hay tải bài viết về phải trả tiền cho Nhà xuất bản, thông thường 65Euro một lần tải bài về. Nghĩa là bài của các bạn không được quảng bá rộng rãi. Điều này cho thấy, Nhà xuất bản hoặc thu lệ phí từ tác giả, hoặc thu lệ phí từ người đọc. Rất rõ ràng, minh bạch, không thu từ cả hai phía.

(3) Kiểm tra bài gửi (check status): Sau khi bạn gửi bài xong, thông thường tạp chí gửi cho bạn một email xác nhận bài gửi của bạn kèm theo một mã định danh (ID) cho bài viết cùng với một địa chỉ kết nối (link) để bạn tự kiểm tra trạng thái và quá trình xử lý bài của tạp chí. Để kiểm tra, bạn vào đường link và nhập địa chỉ, mật khẩu (đã khai báo sẵn) là sẽ kiểm tra được bài báo của bạn đang trong giai đoạn xử lý nào. Có Nhà xuất bản hay tạp chí còn mô tả và cập nhật rất chi tiết, thậm chí từng lần gửi, sửa, chuyển trong hệ thống từ thư ký đến Ban biên tập theo từng phút, giờ, ngày, … (như các tạp chí thuộc IOP), tùy nhu cầu các bạn muốn vào và xem đến đâu.

(4) Sửa bài

- Nếu bài của bạn phải sửa chữa do Ban biên tập đọc và soát trong quá trình xử lý trước khi chuyển cho lãnh đạo Ban biên tập hay phản biện, bài sẽ được chuyển về cho bạn theo đường link trong email của tạp chí gửi. Bạn phải đọc kỹ và hiểu họ yêu cầu sửa gì? Trở lại file của bản thảo sửa chữa trước. Sau đó bạn đăng nhập vào theo đường link (trong email), chọn Author (vai trò tác giả), trong mục Author Main Menu chọn Submissions Sent Back to Author hoặc chọn Revisions Sent Back to Author, vào Action Link chọn Edit Submission, hoặc Revise Submission sau đó gửi lại bài đã sửa chữa như thực hiện một lần gửi mới. Tuy nhiên cần lưu ý, nhiều thông tin đã gửi trong phần mềm chỉ đọc và nếu thấy cần thay đổi thì sửa, không thì cứ chuyển tiếp theo hướng dẫn là được. Bởi vì, toàn bộ thông tin đã khai báo lần gửi đầu tiên, phần mềm đã lưu và không thay đổi nếu ta không chỉnh sửa.

- Nếu bạn phải sửa bài theo ý kiến phản biện. Bạn phải tuân thủ theo nguyên tắc, sau khi sửa chữa xong, cần đánh dấu (Highlight) tất cả các phần sửa chữa. Gửi lại cho Tạp chí theo đường link có sẵn và lặp lại như gửi bài mới. Phần tải bản thảo lên phần mềm, bạn phải tải hai bản: bản sửa có đánh dấu (để cho phản biện) và bản sạch (bản sửa hoàn chỉnh, không đánh dấu) cho Ban biên tập.

- Sau khi được chấp nhận, các tạp chí có thứ hạng cao còn rà soát lại các lỗi trước khi xuất bản, đồng thời muốn tác giả xác nhận lại chính xác về các thông tin, tạp chí sẽ chuyển cho các bạn bản nháp in thử (Proof) và chúng ta phải sửa trực tiếp trên bản này trên phần mềm (không cho phép tải về như các lần sửa khác) theo các câu hỏi (Queries) đưa sẵn, các bạn click vào từng Query và trả lời, xong nhấn lưu là OK. Các bạn sẽ buộc phải sửa theo hướng dẫn nhưng khá dễ dàng vì phần mềm mặc dù rất hiện đại nhưng rất thân thiện.

Lời kết: Hiện nay, các tạp chí thường xuyên nâng cấp phần mềm gửi bài online nên có thể có những lệnh hoặc yêu cầu không thật sự giống như bài viết. Tuy nhiên, sự phát triển phần mềm của các tạp chí chỉ càng ngày càng dễ và thân thiện hơn, không hướng tới làm khó người sử dụng và các nhà nghiên cứu. Các bạn chỉ cần có một ít kiến thức về tiếng Anh chuyên ngành máy tính là hoàn toàn có thể chủ động.

Một số địa chỉ các bạn có thể thực hành:

- Tạp chí Physica Scripta, hệ thống Nhà xuất bản IOP (tạp chí xếp Q2).

Địa chỉ: https://iopscience.iop.org/journal/1402-4896.

- Tạp chí Physica B: Condensed Matter thuộc hệ thống Elsevier (Tạp chí xếp Q2).

Địa chỉ https://www.journals.elsevier.com/physica-b-condensed-matter.

- Hay một tạp chí của Châu Á (Thái Lan): Songklanakarin Journal of Science and Technology, thuộc hệ thống Elsevier.

Địa chỉ: http://rdo.psu.ac.th/sjstweb/

Chúc các bạn thành công!